เรื่องที่ 1 ข้อมูล (DATA)
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นทั้งในอดีตและในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลตัวเลข ข้อมูลตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียง หรือสัญลักษณ์ต่างๆ ซึ่งเมื่อได้รับข้อมูลแล้วจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้อง เหมาะสม และมีความน่าเชื่อถือ
การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนสำคัญที่สุดของการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ ดังนั้นผู้ใช้งานข้อมูลจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะและประเภทของข้อมูลตลอดจนวิธีการรวบรวมข้อมูล โดยเมื่อพิจารณาถึงประเภทข้อมูลตามแหล่งที่มาสามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
- ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data)
เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้เก็บรวบรวมด้วยตนเอง ทำให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด เพราะสามารถควบคุมลักษณะการเก็บข้อมูลและรายละเอียดอื่นๆ ได้ตามที่ต้องการ ในการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เวลา และกำลังคนมากกว่าการรวบรวมข้อมูลทิตยภูมิ โดยการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ สามารถทำได้ดังนี้
- การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล
- การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
- การใช้แบบสอบถาม
– แบบสอบถามปลายเปิด
– แบสอบถามปลายปิด
- การสังเกต
– สังเกตโดยตรง
– สังเกตแบบอ้อม
- ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data)
เป็นข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้วโดยผู้อื่น การนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้จะต้องตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลก่อน โดยดูว่าใครเป็นผู้รวบรวมไว้ มีวิธีการอย่างไร และข้อมูลมีข้อดีและข้อเสียอย่างไรเพื่อจะได้นำข้อมูลไปใช้และอ้างอิงได้อย่างมั่นใจ โดยข้อมูลทุติยภูมิมีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง และเป็นการประหยัดงบประมาณอีกด้วย
ข้อเสีย ข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้ว อาจไม่ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ อาจจะทำให้เสียเวลาในการหาข้อมูลจากหลายแหล่ง
การรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิสามารถแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้
- ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน
- ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก